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Wie geht eigentlich Digitalisierung?
Du möchtest oder musst digitalisieren. Einen Prozess, ein Produkt, ein ganzes Geschäft – oder auch nur eine Broschüre. Nur: Wie geht das? Wie kommst du von einer Idee zur überzeugenden Lösung? Und wie erreichst du mit den verfügbaren Mitteln die maximale Wirkung?
In unseren Jahren als IT-Startup und Web-Agentur feierten wir mit den folgenden sechs Schritten Erfolge. Sie wurden zu unserem Standard-Digitalisierungs-Prozess:
1. Skizziere die Lösung
Manchmal soll ein digitales Projekt ein bestehendes Produkt ersetzen. Und manchmal startet ein digitales Projekt auf der grünen Wiese. In beiden Fällen beginnen wir damit, die Lösung zu skizzieren – entweder die heutige oder die geplante.
Dafür veranstalten wir in der Regel einen halbtägigen Workshop und verwenden primär zwei Frameworks:
Framework 1: User Story Mapping
Für Projekte, bei denen Funktionen im Vordergrund stehen, modellieren wir den Prozess auf Papier. Dazu unterteilen wir diesen in Bereiche und diese Bereiche wiederum in einzelne Prozessschritte. Die Schritte ordnen wir dann ihrer Priorität nach an. Die Priorisierung erlaubt uns, das Projekt in Phasen zu unterteilen, schrittweise umzusetzen und damit früh Resultate zu erzielen.
Framework 2: Digitales Marketing- und Massnahmemodell
Für Projekte, bei denen Inhalte im Vordergrund stehen, erstellen wir ein Digitales Marketing- und Massnahmemodell.
Jede Website verfolgt einen bestimmten Geschäftszweck. Diesen erreichen wir am besten, wenn die Website für jede Anspruchsgruppe und für jedes Ziel den richtigen Content bietet. Dazu erarbeiten wir eine Matrix, bei der wir die Geschäftsziele in Spalten, die Kundengruppen in Zeilen und die Inhalte und Funktionen in den einzelnen Zellen abbilden.
Mit User Story Mapping oder dem Digitalen Marketing- und Massnahmemodell haben wir die Lösung abgebildet, hinterfragt, aufgeteilt und priorisiert. Häufig zeigen diese Modelle auch unseren Kunden neue Perspektiven auf und bieten ihm einen neuen Zugang zu altbekannten Themen. Noch wichtiger aber ist, dass wir dabei ein gemeinsames Verständnis vom heutigen Stand und möglichen Lösung entwickelt haben.
«80% der Nutzer brauchen häufig nur 20% der Funktionen einer Web-App.»
2. Vereinfache, priorisiere und unterteile
Einen hochkomplexen Prozess zu digitalisieren, ist sehr aufwändig. Vereinfachen wir diesen, senken wir die Projektrisiken und -kosten.
Bestehende Lösungen sind häufig historisch gewachsen, lange nicht mehr hinterfragt worden – und deswegen teilweise überholt. Neue Lösungen berücksichtigen häufig Sonderfälle oder Kundenwünsche, die es kaum geben wird. In beiden Fällen sollten wir vereinfachen, um Entwicklungs- und Wartungsaufwand zu reduzieren.
80% der Nutzer brauchen häufig nur 20% der Funktionen einer Web-App. Wenn wir mit diesen 20% starten, erreichen wir mit wenig Zeit, tiefem Risiko und geringen Kosten viel Wirkung. Im Gespräch mit Nutzern, Diskussionen mit dir oder über Analytics-Auswertungen priorisieren wir und unterteilen das Projekt in Meilensteine. Diese ordnen wir nach Wirksamkeit.
Beispiel:
Ein Kunde von uns erstellt regelmässig Preislisten. Bisher waren Produkte und Preise sind in einer Access-Datenbank hinterlegt. Daraus wurde via Serienbrief ein Word-Dokument erstellt und in ein PDF exportiert. Dieses wurde in Indesign importiert, um es mit Titelblatt, Inhaltsverzeichnis etc. zu ergänzen und darauf erneut in ein PDF überführt. Und das alle sechs Monate. Neu werden Produkte und Preise auf der Website hinterlegt – und mit einem einzigen Mausklick kann die aktuelle Preisliste als druckfähiges PDF heruntergeladen werden.
3. Definiere messbare Ziele
Was immer du digitalisierst, vermutlich verfolgst du dabei ein geschäftliches Ziel: Weniger Aufwand durch mehr Automatisierung, weniger Fehlerquellen durch weniger manuelle Arbeit, höhere Kundentreue durch mehr Personalisierung. Was immer es ist: Wir müssen deine Ziele kennen, um unsere Lösung daran ausrichten zu können.
Dazu definieren wir gemeinsam messbare Ziele für die Wirkung, die wir anstreben. Das braucht viel Mut: Nur wer ein klares Ziel definiert, kann daran auch scheitern. Aber nur so können wir lernen, die Wirksamkeit unserer Lösung prüfen und diese gestützt auf Fakten weiterentwickeln.
Beispiel 1:
«100 Newsletter-Anmeldungen» ist kein hilfreiches Ziel. Es ist zwar quantifiziert, aber:
- wenn mit den Anmeldungen auch die Abmeldungen steigen, erreichen wir netto nichts und
- eine Newsletter-Anmeldung heisst noch lange nicht, dass der Newsletter sein beabsichtigtes Geschäftsziel erzielt (z.B. Online-Kauf). Wir wollen aber genau diese Wirkung messen.
Ein sinnvolleres (weil messbares und geschäftsrelevantes) Beispiel wäre: «Pro Monat 30 Verkäufe an Nutzer, welche über den Newsletter auf die Website kommen, mit einem durchschnittlichen Umsatz von CHF 100 pro Nutzer».
Beispiel 2:
Manchmal scheint es schwierig, wirksame Ziele zu definieren. Sie versenden einen Newsletter für ein Museum und wollen Eintritte messen, die dieser generiert. Gutscheine können ein geeignetes Mittel sein, solche Offline-Conversions zu messen.
Beispiel 3:
Etwas ganz anderes: Ein Industriekunde von uns forderte für eine Business-Software, dass gewisse Tasks mit möglichst wenig Mausklicks ausgeführt werden können, da jeder Klick einen Geschwindigkeitsverlust bedeutet. Wir haben eine Web-Lösung entwickelt, die sich sowohl mit der Maus wie auch mit der Tastatur intuitiv bedienen lässt. Profis verwenden dabei ganz die Tastatur, benötigen damit 0 Mausklicks –und sind extrem schnell 🚗💨.
«Nur mit einem klaren Ziel können wir die Wirksamkeit unserer Lösung prüfen.»
4. Arbeite mit Prototypen
Bei Workshops hören wir häufig: «Das tönt gut, aber ich muss es sehen, um abschliessend entscheiden zu können.» Deswegen machen wir unsere Ideen möglichst früh sicht- und insbesondere greifbar mittels Prototypen.
In den letzten Jahren hat sich in diesem Gebiet Gewaltiges getan: Mittlerweile ist es möglich, mit wenig Aufwand grafische und klickbare Prototypen zu erstellen, welche sich geradezu anfühlen wie die fertige Lösung.
Dieses «Anfühlen» früh zu ermöglichen, ist das wichtigste Ziel von Prototyping. Damit wir eine Lösung finden, welche intuitiv zu bedienen ist, übersichtlich und selbsterklärend. Anders gesagt: welche eine gute User-Experience aufweist (siehe Blog-Beiträge 1 und 2).
Im Vordergrund steht die Interaktion; erst in einem zweiten Schritt optimieren wir auf Schönheit.
Beispiel:
5. Setze um
Die Umsetzung ist der zentrale Teil unserer Arbeit und der grösste Kostentreiber eines IT-Projekts. Eine gute Vorbereitung reduziert diese Kosten. Kreative Ideen bei der Umsetzung (siehe Beispiel) reduzieren sie weiter. Doch das hat Grenzen: Ab einem gewissen Punkt führt die Reduktion von Kosten zur Reduktion der Qualität.
Gestützt auf die Anforderungen und die erwartete Lebensdauer der Applikation definieren wir die zu verwendenden Technologien. Dabei setzen wir auf offene Schnittstellen und Technologien. Bewährte Lösungen ziehen wir Eigenentwicklungen vor. Wir reduzieren Abhängigkeiten, unterteilen komplexe Projekte in kleine Bausteine und testen sie automatisiert. Wir haben die langfristige Strategie im Blick, scheuen aber auch Wegwerflösungen nicht, wenn sie testeshalber oder für kurzlebige Projekte eingesetzt werden.
Beispiel:
INFECT ist eine Web-Applikation für Ärzte, in welcher sie die aktuelle Resistenzlage von Bakterien gegen Antibiotika sehen. Da nur geschulte Spezialisten Daten einpflegen, haben wir auf die Entwicklung eines eigenen Administrationsbereichs verzichtet. Stattdessen werden die Daten über ein Google Spreadsheet eingepflegt, das wir regelmässig einlesen. So konnten wir die Entwicklungskosten massgeblich senken.
«Ab einem gewissen Punkt führt die Reduktion von Kosten zur Reduktion der Qualität.»
6. Miss dich an deinen Zielen, lerne und beginne von vorne
In Schritt 3 haben wir messbare Ziele definiert. Nach dem Going-Live beobachten wir das Nutzerverhalten und vergleichen dieses mit den gesetzten Zielen. Damit erkennen wir, wo wir noch Handlungsbedarf haben, wo wir optimieren können.
Wenn das Projekt, das wir entwickelt haben, dein Kerngeschäft ist, solltest du dieses laufend verbessern – das ist der Kern jedes digitalen Erfolgs.
Diese laufenden Verbesserungen gehen wir in kleinen Schritten an. Wir machen A/B-Tests und schauen, ob die Anpassung das Nutzerverhalten in die gewünschte Richtung lenkt. Dank der gesetzten Ziele, welche die Wirkung messbar machen, geht das ganz einfach.
Und so beginnen wir mit jeder Verbesserung im Kleinen wieder von vorne, bei Schritt 1.
Schlusswort
Diese sechs Schritte sind das volle Programm. Keine Angst: Bei kleineren Projekten kürzen wir ab, manchmal auch massiv.
Und auch bei diesem Prozess halten wir uns an das oben Beschriebene, lernen dazu und optimieren. Gut möglich, dass er bald ändert.